¿Por qué RCMS es la herramienta adecuada para el control y la gestión presupuestaria de los establecimientos educacionales subvencionados y particulares- subvencionados de Chile?
Hoy día, en tiempos que hemos llamado “Pandémico digitales”, todas las organizaciones humanas se han visto impactadas por los cambios climáticos, sociales y culturales. Ellas han tenido que transformar sus estructuras organizativas para reinventarse y sustentarse a largo plazo. Para esto, muchas organizaciones han incorporado nuevas tecnologías y metodologías de trabajo a su gestión. La educación no es la excepción, ha tenido que transformarse para seguir prestando su servicio educativo, obligándola a cambiar sus paradigmas educativos y pedagógicos, como también, sus sistemas administrativos. Adaptarse a los nuevos desafíos implica importantes procesos de innovación.
Para seguir cumpliendo su vital función, en el desarrollo de nuestra comunidad, los sostenedores y administradores de los establecimientos educacionales deben plantarse en una doble perspectiva: La primera de ellas, es renovar su compromiso con el sentido y responsabilidad que implica la administración de los fondos que el Estado de Chile les asigna, y por lo mismo, la segunda perspectiva es, cómo ellos son administrados para cumplir con esta finalidad.
En el capítulo 5, titulado “Gastos” del “Manual de Cuentas 2021” Publicado por la Superintendencia de Educación (SE), se establecen los criterios fundamentales para realizar gastos con los fondos de los proyectos asignados a los establecimientos educacionales (PIE, SEP y otros). Así es que se reitera que ellos “deben enmarcarse dentro de las operaciones sujetas a fines educativos que establece el DFL N° 2 de 1998, del Ministerio de Educación (Ley de Subvenciones o LS)”
En este articulado se indica que las “subvenciones propenderán a crear, mantener y ampliar establecimientos educacionales cuya estructura, personal docente, recursos materiales, medios de enseñanza y demás elementos propios de aquélla, proporcionen un adecuado ambiente educativo y cultural”. Es decir, plantea para los sostenedores y administradores de colegios un gran desafío. Esto es que los fondos entregados a la educación deben ser administrados integralmente con la finalidad de proporcionar un adecuado ambiente educativo y cultural. Dicho de otro modo, estos fondos son fundamentales para el desarrollo social y cultural de nuestro país.
En RisksConsulting creemos que es fundamental contar con procesos y herramientas digitales para el desarrollo del “Accounting Managment” de los establecimientos educacionales. Esto quiere decir que RisksConsulting ha asumido el compromiso de colaborar con todas aquellas instituciones que quieran incorporar una cultura digital y lograr una administración eficiente de los establecimientos educacionales, y no solamente contar con un ERP.
Nuestro compromiso en este proceso de “Accounting Managment”, se basa en una metodología de trabajo cuyo objetivo es crear procesos progresivos y ordenados en una organización mediante la identificación, medición, análisis, interpretación y comunicación de información administrativo/contable, en base a la información que da origen y gestión del presupuesto institucional, según los objetivos de los fondos que ha recibido.
Al respecto, esta metodología de gestión y control contable y financiera, permite asumir el principio fundamental del uso de fondos asignados para proveer una educación de calidad: “tratándose de las subvenciones especiales que contempla la normativa educacional, tales gastos, además de encontrarse destinados a las operaciones sujetas a fines educativos generales, al tener un objeto específico, deben además estar obligatoriamente vinculados a la finalidad específica para la cual fueron transferidos en conformidad a sus cuerpos normativos” (Manual de Cuentas SE, 2021) .
Estos criterios ya señalados, fueron fundamentales en el diseño de “RCMS”, el ERP de RisksConsulting. Su lógica operativa está basada en una parametrización de triple sentido: (1) todas las cuentas contables están organizadas según los procesos de rendición de cuentas del MINEDUC, (2) los asientos contables se realizan en base a los productos y documentos aceptados como gastos por el MINEDUC, y (3) todas las parametrizaciones son ajustadas por nuestros profesionales al contexto y necesidades de la institución educativa. Esto quiere decir que, una vez digitalizado los asientos contables, “RCMS” activa sus procesos lógicos internos para validar y procesar contablemente la información. En caso de que ellas no correspondan a las parametrizaciones el sistema, automáticamente activará una alarma para su revisión interna. A su vez, si los gastos están bien asignados enviará un resumen diario al responsable de la contabilidad o finanzas del establecimiento para que lo revise y autorice su registro final.
“RCMS” cuenta con un doble control de asignación automática de gastos. Por un lado, no acepta imputaciones a cuentas que no estén parametrizadas y por otra, el contador del establecimiento educacional puede revisar los asientos para asegurar que ellos estén conformes al presupuesto anual.
La lógica contable de “RCMS” es de fácil adaptación a la estructura de los indicadores exigidos en el Manual de Rendición de Cuentas del MINEDUC”, ellos son:
· Pago de remuneraciones, imposiciones previsionales y finiquitos.
· Gastos de mantenimiento y reparaciones ordinarias del inmueble.
· Impuestos y contribuciones respectivas.
· Consumos básicos (agua, luz, gas, teléfono).
· Contratación de seguros, al menos, respecto del inmueble.
· Perfeccionamiento y capacitación del personal docente.
· Servicios por honorarios.
· Otros egresos necesarios para el normal funcionamiento del establecimiento.
“RCMS” se considera un ERP especializado, que mejora, que hace más eficiente y facilita los procesos de “Accounting Managment” de los establecimientos educacionales subvencionados y particulares-subvencionados de Chile, ya que su plan de cuentas se adapta a cualquier institución educacional, apoyando a la calidad educativa desde la gestión, control y rendición adecuada de los fondos dispuestos por el Estado.
Los invitamos a conversar sobre la implementación de “RCMS”, el ERP que se ajusta a las necesidades del Sector Educacional en Chile.
En Risksconsulting queremos facilitar estos procesos de “Accounting Managment”, contando con un equipo de profesionales con experiencia en el Sector Educacional y comprometidos con el éxito de sus clientes.
Por: Juan Parra H. y Alfonso Valenzuela A.