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Simplifique la gestión de su presupuesto

Updated: Aug 26


Tener una buena gestión del presupuesto es esencial para que una empresa alcance sus objetivos y continúe creciendo de manera sostenible. Sin embargo, para que los recursos financieros se asignen de manera estratégica y eficiente, el presupuesto debe ser adecuado de acuerdo con lo que es más importante para el negocio. Después de todo, una buena planificación presupuestaria puede evitar problemas de liquidez y pérdida de rentabilidad.

Así pues, con el fin de prever eficazmente los ingresos y gastos durante un período determinado, es esencial que se tenga en cuenta alguna información, como por ejemplo:

  • La cantidad de recursos a asignar;

  • Dónde se aplicarán;

  • Cuando deben estar disponibles.

Por ello, aunque no es una tarea sencilla, plantear esta información es fundamental para llevar a cabo el trabajo de directivos y equipos financieros. Como resultado, la planificación estará mejor dirigida para que las estrategias sigan los objetivos establecidos de una manera más asertiva. Estos son los pasos principales en este proceso, vea cómo puede simplificarlo para ampliar los resultados de su empresa.


Pasos de administración presupuestaria


1. Establece metas


El punto de partida para la planificación es definir qué objetivos deben priorizarse. Si su empresa está buscando invertir en el lanzamiento de un nuevo producto en los próximos 6 meses, por ejemplo, uno de los objetivos puede ser ser un público específico.

Por lo tanto, con la claridad de lo que se busca, los gerentes pueden dirigir a sus equipos a las estrategias que contribuyen al logro de la meta. De esta manera, el esfuerzo de los empleados estará en torno a lo que es una prioridad para la empresa.


2. Definir indicadores de rendimiento


Una vez definidos los objetivos, ha llegado el momento de definir qué indicadores de rendimiento son los más importantes a seguir. En retail, por ejemplo, los principales son las ventas totales por tienda, el índice de satisfacción del cliente, el PMPF y el Turnover. En otros segmentos, los datos económicos, financieros, logísticos, de RRHH y de clientes se encuentran entre los principales indicadores a vigilar.

Pero tenga cuidado: defina solo los KPI que son esenciales para mantenerse al día con la planificación presupuestaria. Esto se debe a que definir muchos indicadores puede confundir a los gerentes durante el análisis y no responder a lo que realmente importa para el éxito de la gestión presupuestaria.


3. Diseñar el presupuesto


Una vez que haya definido los objetivos y cómo evaluarlos, es el momento de establecer cuál será la inversión en cada uno de los pasos de planificación. Sin embargo, no basta con tener los datos correctos. Es necesario analizar las posibilidades a corto, medio y largo plazo.

En el lanzamiento de un nuevo producto, por ejemplo, debe definir cuánto se invertirá en campañas de divulgación, operaciones logísticas y otros problemas relacionados con el proceso. Luego, con la aplicación del recurso realizada de manera dirigida, es posible evaluar la expectativa versus la realidad de la planificación para permitir la distribución de la inversión de acuerdo con la mejor estrategia para el momento.

En este sentido, el monitoreo es indispensable para validar y, en algunos casos, repensar la estrategia adoptada, lo que nos lleva al siguiente tema.


4. Haga seguimiento de los resultados


Para saber si la estrategia adoptada está siendo eficiente, además de crear indicadores y dirigir recursos, es fundamental hacer un seguimiento de los resultados. Después de todo, la ausencia de este seguimiento puede generar pérdidas y llevar a la empresa por un camino complicado.

Porque van de la mano con esta etapa para verificar el éxito (o no) de lo que se ha propuesto y si es necesario realizar revisiones presupuestarias para alcanzar los objetivos.


¿Por qué automatizar la gestión presupuestaria?


A primera vista, realizar la gestión del presupuesto puede parecer realmente complejo. Porque, si se hace de forma incorrecta, se pierde todo el tiempo y esfuerzo invertido por los directivos y equipos en una estrategia desfasada. Del mismo modo, la preparación de un plan presupuestario por sí sola tiene varios pasos que hacen que la actividad sea lenta y delicada.

Sin embargo, hoy en día existen herramientas como el software de gestión presupuestaria que facilitan este proceso y hacen que las rutinas administrativas sean más ágiles. Con esto, lo que podría llevar horas de lograrse se simplifica con información centralizada en un solo sistema que colabora con una mejor visualización y claridad de los datos. Como resultado, la toma de decisiones se vuelve más segura porque se basan en datos contundentes que ayudan en la proyección de escenarios y la creación de mapas estratégicos.



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