Si hablamos de factores de éxito de una empresa, entre ellos se encuentra el desarrollo de una correcta planificación presupuestaria.
Se debe aclarar que una planificación presupuestaria no es lo mismo que un plan estratégico. Este último tiene una planificación proyectada de 3 a 5 años, mientras que una presupuestaria por lo general es elaborada anualmente.
El objetivo de un plan estratégico es definir la dirección de la organización a largo plazo, con objetivos definidos y planes de acción; mientras que un plan presupuestario tiene el objetivo de coordinar, controlar y evaluar las acciones tomadas en un año para alcanzar los objetivos de la planificación estratégica.
Una planificación presupuestaria es un aliado en cada organización, mejora notablemente los resultados financieros de una empresa, en términos de ingresos y egresos; inversiones y gastos; ganancias y pérdidas.
Los beneficios de contar con una correcta planificación presupuestaria son muchos, entre ellos: distribuir eficientemente los recursos; controlar el rendimiento y el retorno de la inversión; contar con información valiosa para tomar decisiones e incluso identificar posibles riesgos.
A continuación le daremos 5 consejos para elaborar correctamente una planificación presupuestaria para su empresa.
1. Planificar correctamente los ingresos
Se deben proyectar de forma correcta los ingresos de la empresa ya sea a corto, mediano o largo plazo, no solo provenientes de la comercialización de los servicios o productos, también se deben considerar los aportes de los socios, las fuentes de financiamiento o los nuevos inversores.
2. Planificar gastos y costos
Al elaborar una planificación presupuestaria se deben considerar todos los gastos y costos provenientes de los procesos de la empresa. Además de los impuestos, las comisiones y el pago a los proveedores, se deben considerar todos los costos de producción, comercialización de productos, herramientas, materias primas y servicios externos contratados.
Teniendo claro cuales son las áreas se podrán destinar de forma más eficiente y controlada los presupuestos, además de considerar la proyección de crecimiento para el año.
Estos son los ítem más importantes a considerar.:
● Recursos humanos: sueldos, beneficios sociales, comisiones, capacitaciones, entre otros.
● Producción: materias primas o insumos para la producción, herramientas, stock de productos, gastos para ampliar la capacidad productiva, etc.
● Marketing: se debe determinar cuales son los canales a invertir, presupuestos en base a ROI y otros KPIs establecidos.
● Capital de trabajo: determinar el flujo de caja para el año y el monto destinado para capital de trabajo.
● Estructura física y tecnológica: considerar los gastos fijos del negocio como arriendos, créditos hipotecarios, considerando todos los recursos físicos que se necesitan para la producción.
● Impuestos y gravámenes: considerar todos los gastos provenientes de las tasas de intereses, financiamientos y gravámenes.
Los anteriores ítems pueden variar según la organización, también existen otros puntos a considerar como las devoluciones o cancelaciones de pedidos, mermas y pérdidas de productos entre otros.
3. Alinear los gastos con la estrategia de crecimiento
Planificar los gastos no se trata solo de recortarlos, sino de maximizar el retorno de los costos en todas las áreas y procesos. Alinearlos con la planificación estratégica de la empresa ayuda a promover e impulsar el crecimiento de la organización.
Es importante distribuir los gastos de forma inteligente, por ejemplo se pueden reasignar gastos comerciales a canales de comercialización más eficientes.
4. Simulación de diferentes escenarios y tecnologia
Es importante dentro de una planificación poder determinar diferentes escenarios a los que se debe estar preparados, como también considerar las variables que pueden interferir en la planificación del presupuesto durante el año. Algunos riesgos pueden estar relacionados con la inflación o las tasas de intereses; lo importante es no cometer errores de previsión, considerando tanto escenarios positivos como negativos.
5. Seguimiento de los resultados, metas, cumplimientos de objetivos y uso de herramientas tecnológicas.
Si las planificaciones son realizadas a plazos largos es importante analizar qué factores están afectando los resultados, en qué área y por qué, que metas no se han cumplido y quienes son los responsables de manera de alinear los incentivos y reconocimiento de los ejecutivos con las metas de la organización que permitan el cumplimiento de su planificación presupuestaria.
Hoy en dia el uso de herramientas tecnológicas son clave para simplificar los procesos de generación y control del presupuesto, por lo que se debe evaluar el uso de un aplicativo que permitan descentralizar el proceso presupuestario y el acceso a la información a los usuarios autorizados.
De esta forma planificar estrategias es clave para conseguir las metas propuestas. Un ejemplo de ello es determinar cómo generar nuevas fuentes de ingresos, mejorar el promedio de las ventas o la retención de clientes.
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● Información sobre los indicadores que han alcanzado las metas y cuáles están fuera, haciendo análisis y creando planes de acción para cada uno.
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