Para satisfacer las necesidades de una empresa, la planificación presupuestaria debe llevarse a cabo de manera eficiente. Al fin y al cabo, es un documento a partir del cual se tomarán las decisiones en la empresa para conseguir los objetivos fijados y ayudar al crecimiento y la sostenibilidad del negocio.
A continuación, vea qué puntos son los más importantes para que la administración de su presupuesto sea realmente eficiente y, por lo tanto, asegure de que los recursos se usarán y asignarán correctamente.
1. Infórmate sobre el mercado
Estar y conocer a profundidad el mercado en el que opera tu empresa debe ser el primer paso para empezar a planificar. Identificar prácticas comunes en el área puede ayudarlo a comprender los movimientos del segmento en cuestión y ayudarlo a prepararse para lo que está por venir.
En mercados estacionales, como la hostelería o incluso el retail, es habitual tener periodos del año con mayor movimiento. Por lo tanto, entender estas estacionalidades puede ayudarte a establecer estrategias para optimizar tu presupuesto en periodos de baja demanda, por ejemplo.
2. Establece tus metas
Después de tener claridad del mercado en que su negocio está inserto, el siguiente paso es definir sus objetivos estratégicos. Después de todo, ¿cómo lograr los resultados sin tener la claridad de lo que su empresa busca?
En este sentido, es importante establecer metas para que los gerentes y sus equipos puedan delinear estrategias asertivas para alcanzarlas. Así, con esta claridad, sus equipos se comprometerán con acciones que giren hacia el cumplimiento de lo establecido. Del mismo modo, los equipos se centrarán en lo que es la prioridad para la empresa, lo que nos lleva al siguiente tema.
3. Conoce tu momento
Entender dónde está su negocio en este momento es tan importante como saber hacia dónde se dirige. Es decir, ser consciente de la situación actual de tu empresa es fundamental para entender cuál debe ser la prioridad de la organización y cómo se elaborará la gestión presupuestaria a partir de esta.
Supongamos que su enfoque es abrir nuevas sucursales en otro estado, por ejemplo. Para ello, es necesario saber primero si ya existen los recursos financieros y humanos necesarios para posibilitar la operación. De lo contrario, el objetivo principal de la planificación debe ser aumentar estos recursos para luego trazar esta expansión.
4. Prepárate para posibles escenarios
La planificación presupuestaria es sin duda un factor decisivo entre el éxito o el fracaso en el logro de los objetivos propuestos. Pero si bien es crítico, no es posible garantizar que todo salga según lo planeado. En este sentido, la proyección de escenarios pesimistas, optimistas y realistas es una forma de evitar tomar decisiones de última hora sin mucha planificación, además de prepararte para tomar decisiones asertivas de acuerdo a los objetivos establecidos.
Asimismo, sea cual sea el contexto, es necesario definir planes de acción para dirigirse a tus equipos y prepararte si se produce algún imprevisto y necesitas revisar tu presupuesto. Esta solución ayuda en la ejecución de actividades, acerca su empresa a la consecución de los objetivos establecidos y hace más claro a sus empleados cuáles son los pasos necesarios para el éxito.
5. Confronta tu rendimiento
¿Su empresa está utilizando los recursos según lo planeado o alguna actividad ha requerido más inversión? Para saber si todo va en la dirección correcta, es fundamental confrontar el desempeño de su planificación con lo que se ha propuesto.
Supervisar esta información internamente, así como a través de la evaluación comparativa, le permite responder a preguntas sobre la gestión del presupuesto y la ejecución de la planificación. Con esto, puede generar información para comprender si sus esfuerzos se dirigen a la mejor estrategia.
Hemos visto que el desarrollo de una planificación presupuestaria eficiente implica varios factores que pueden pasar desapercibidos para su gestión en ausencia de una herramienta que ayude en el proceso. La buena noticia es que hay empresas especializadas en el desarrollo de tecnología de punta para la creación de planificación presupuestaria.
Con un buen software de gestión, es posible visualizar esta información y hacer que la elaboración de su planificación sea más ágil y productiva.